Events and Communications Assistant

  • Volet de programme : Jeunesse Canada au travail dans les deux langues officielles
  • Titre de l'emploi : Events and Communications Assistant
  • Nom de l’organisme : Morrin Centre
  • Lieu de l’emploi : Quebec, Québec
  • Durée de l'emploi : 2017-05-10 à 2017-08-30 (12 semaines)
  • Salaire horaire : 13,00 $

English

The Morrin Centre is seeking the right person to help coordinate its events and activities and assist with the Centre’s communications


Tasks –

- Coordinate logistics for monthly events such as conferences, talks, music events, etc.

- Manage English Discussion Group

- Coordinate with suppliers for events and activities

- Draft contracts with presenters and performers

- Distribute press releases to media, members and partners

- Manage volunteers - ensure adequate volunteer presence for events and activities

- Update social media sites (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.)

- Assist Programs and Communications Director with the preparation of media presentations

- Assist Programs and Communications Director with the coordination of ImagiNation Writers’ Festival and Literary Feast fundraising dinner

- Coordinate Literary Feast Silent Auction

- Maintain a file of all of the Centre’s media clippings, advertisements and promotional material

- Set up equipment for events and activities (projectors, microphones, sound system, etc.)

- All other related tasks


Education – At least one year completed of a bachelor’s degree in communications, public relations or marketing or a diploma in Event Planning or a related domain. An acceptable combination of education and work experience may also be considered.

Qualities – Creativity, enthusiasm, self-starter, proactive, strong sense of initiative, flexibility, and genuine interest for people and the cultural sector. Strong presentation skills and attention to quality and detail are essential to this position.


Skills – The successful applicant must be fluently bilingual and have excellent written skills in English and French. An excellent sense of organization and priority management skills are essential. The successful applicant will be capable of working rapidly and under pressure. High degree of autonomy with computer applications such as Microsoft Office and Publisher as well as social media applications.


Work Experience – 1 year of experience in events planning, public relations, promotions or related domain. Knowledge of local English-speaking community will be considered an asset.


Please note: This position may require working on a flexible schedule, including occasional night and weekend engagements.


Start date: May 9, 2017

End date: August 30, 2017

Salary: $13.00/hour


To apply for this position, please forward a cover letter in both English and French, a resume as well as a portfolio of press releases or marketing materials to: jobs@morrin.org by March 31, 2017 at 11:59pm.

A written exam may also be administered. We thank you for your interest for this position and our organisation. Only candidates selected for an interview will be contacted.


Français

Le Morrin Centre est à la recherche d’une personne pour coordonner les événements organisés par le centre et pour assurer un soutien logistique dans le cadre de ses activités de communication.


Description des tâches :

- Coordonner la logistique entourant les événements tenus régulièrement au centre (colloques, conférences, concerts musicaux, etc.)

- Gérer des ateliers de conversation en langue anglaise (English Discussion Group)

- Assurer le suivi auprès de différents fournisseurs avec lesquels le centre fait affaire dans le cadre de ses événements et de ses activités

- Rédiger l’ébauche des contrats des conférenciers et des artistes se produisant au centre

- Assurer la diffusion des communiqués de presse auprès des médias, des membres du centre et de ses partenaires

- Superviser des bénévoles (s’assurer par exemple de la présence en nombre adéquat de bénévoles lors de la tenue d’événements ou d’activités)

- Assurer la mise à jour des contenus diffusés par le centre sur les médias sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.)

- Appuyer la directrice du développement et des communications dans ses activités de relations publiques et de relations avec les médias

- Appuyer la directrice du développement et des communications dans la préparation et la coordination du festival littéraire ImagInation et de la soirée de collecte de fonds Literary Feast

- Coordonner l’encan silencieux du Literary Feast

- S’occuper de l’archivage des coupures de presse, des publicités et du matériel promotionnel du centre

- Assurer la préparation matérielle et technique des salles lors de la tenue d’événements et d’activités (branchement des projecteurs, microphones, systèmes de sonorisation, etc.)

- Toute autre tâche connexe


Conditions d’admission :


Formation : Au moins une année complétée d'un baccalauréat en communication, en relation publique ou en marketing, ou Diplôme d’études collégiales en organisation d’événements ou dans une discipline connexe. Une combinaison d’expérience de travail pertinente et de formation dans un autre domaine pourra aussi être considérée.


Qualités recherchées : La personne recherchée doit faire preuve de créativité, d’enthousiasme, d’autonomie, de proactivité, d’un sens prononcé de l’initiative, de flexibilité et d’un réel intérêt pour les relations humaines et le secteur culturel.


L’attention portée aux détails et le souci constant de la qualité sont essentiels pour occuper ce poste.


Compétences particulières : La personne recherchée doit être bilingue, c’est-à-dire être capable de s’exprimer oralement avec aisance en français et en anglais et posséder une excellente capacité de rédaction dans ces deux langues. Elle doit avoir un sens aigu de l’organisation et être en mesure de bien gérer les priorités.

Elle doit faire preuve de diligence dans l’accomplissement de ses tâches et pouvoir occasionnellement travailler sous pression. Elle doit maîtriser la suite Microsoft Office (y compris le logiciel Publisher) ainsi que les plateformes des médias sociaux.


Expérience de travail : La personne recherchée doit posséder une année d’expérience en organisation d’événements, en relations publiques, en marketing ou dans un domaine connexe. Le fait de bien connaître la communauté anglophone sera considéré comme un atout.


Note : Ce poste peut exiger de travailler à l’occasion en dehors des heures normales de travail (certains soirs et jours de fin de semaine).


Début : le 9 mai 2017

Fin : le 30 août 2017

Salaire : 13,00 $/heure


Pour soumettre votre candidature, veuillez transmettre une lettre de présentation, en anglais et en français, ainsi que votre curriculum vitæ au plus tard le 31 mars 2017 à 23h59, à l’adresse suivante : jobs@morrin.org. Un examen écrit pourrait avoir lieu.


Nous vous remercions à l’avance de l’intérêt que vous manifestez pour ce poste et pour notre organisation. Veuillez toutefois noter que nous communiquerons uniquement avec les candidats qui auront été retenus pour une entrevue.


La forme masculine a été utilisée afin d’alléger le texte.


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