Assistant.e à l’administration et à la gestion

  • Volet de programme : Jeunesse Canada au travail dans les deux langues officielles
  • Titre de l'emploi : Assistant.e à l’administration et à la gestion
  • Nom de l’organisme : FFCB
  • Lieu de l’emploi : Vancouver, Colombie-Britannique
  • Durée de l'emploi : 2017-04-03 à 2017-07-21 (16 semaines)
  • Salaire horaire : 15,00 $

***** POSTE ANNULÉ PAR L'EMPLOYEUR ***** ***** JOB OFFER CANCELLED BY EMPLOYER *****


MISSION DE LA FFCB:

La Fédération des francophones de la Colombie-Britannique (FFCB) est un organisme à but non lucratif, porte-parole officiel de la communauté francophone de la province.

Elle a pour mission de promouvoir, de représenter et de défendre les droits et intérêts des francophones de la Colombie-Britannique et de préserver le patrimoine linguistique et culturel.

Elle travaille avec une quarantaine d’organismes répartis dans la province et œuvrant dans différents secteurs d’activité. Elle est au service de 70 000 francophones et de

300 000 francophiles.

La Fédération est vouée à l’avancement d’une francophonie accueillante et inclusive. Ses actions visent l’agrandissement de l’espace francophone et francophile de la Colombie-Britannique.


TITRE DE L’EMPLOI

Assistant.e à l’administration et à la promotion


Durée : du 1e mai au 18 aout 2017


Salaire : 15 $/heure


Nombre d’heures par semaine : 35heures


DESCRIPTION DE POSTE


Assumer des tâches variées de soutien administratif :

• revoir, améliorer et mettre à jour les documents administratifs ;

• participer à la rencontre du personnel 1 fois par semaine;

• suivre le cycle administratif et financier; etc.

• relecture de documents;

• revoir et améliorer des présentations power point;

• revoir l’arborescence du réseau informatique;

• remplacer la secrétaire réceptionniste 2 fois par semaines ;

• recevoir et acheminer les appels téléphoniques et les courriels;

• recevoir les visiteurs et membres de la FFCB;

• prendre et transmettre les messages;

• recevoir, acheminer et poster le courrier;

• comptabiliser les inscriptions et chèques pour les cotisations;

• toutes autres tâches connexes.


Assister à l'organisation logistique de l'assemblé générale annuelle de la FFCB :

• créer et gérer les documents Excel pour l’organisation et la logistique générale;

• comptabiliser les inscriptions et chèques;

• revoir la mise en page de certain document;

• imprimer des cartons et cocardes;

• lister le matériel nécessaire;

• monter des pochettes et cartables;

• toutes autres tâches connexes avant et pendant l’Assemblée;

• accueillir les participants à l’AGA;

• gérer les présentations PowerPoint et PDF lors de l’Assemblée;

• comptabiliser les sondages.


Assister la Coordonnatrice des communications (à partir du mois de juillet)

• Gérer les réseaux sociaux de la FFCB

• Alimenter le contenu du site internet et des plateformes Web de la FFCB (Wordpress)

• Assurer la coordination et la production de l’Annuaire des services en français

• Participer à l’organisation du lancement de l’annuaire (événementiel)


OBJECTIFS


1. L’assistant.e à l’administration et à la promotion que nous désirons embaucher aura à assumer des tâches administratives en concertation avec l’adjointe administrative car l’organisme tient, entre autres, son assemblée générale annuelle début juin qui génère une somme importante de travail avant et après l’événement.

2. L’étudiant.e travaillera aussi avec la coordonnatrice des communications à partir du mois de juillet

3. L’étudiant.e assumera également les tâches de préposée à l’accueil 2 fois par semaine et durant les vacances de l’employée permanente.


RÉSULTATS


Les documents relatifs à la tenue de l’assemblée générale annuelle mentionnée précédemment seront prêts à temps.

L’adjointe administrative sera en mesure de faire les suivis requis suite à la tenue de l’AGA et de répondre aux attentes des membres du conseil d’administration et aux membres de l’organisme.

La coordonnatrice des communications sera en mesure de répondre aux attentes des membres du conseil d’administration et de la communauté francophone.



DESCRIPTION DES TACHES


• aider l’adjointe administrative dans l’organisation logistique de l’ AGA du début juin et y participer : prise des inscriptions, suivi des paiements, montage des pochettes pour les participants, cocardes, chambres hôtel, Prix, visuel, accueil des participants, collecte des données de sondages, accueil des membres, gestion des projections visuels, etc;

• assumer la tâche de préposée à l’accueil 2 fois par semaine et durant la période de vacances de l’employée permanente : informer le public des activités de la FFCB, gestion des appels, prise de messages, suivi et relance de cotisations;

• faire les envois postaux à la clientèle de la FFCB;

• assurer la mise à jour des bases de données de la FFCB (listes des membres de la FFCB, membres des conseils d’administration, contacts, partenaires, médias régionaux et nationaux…etc);

• assurer plusieurs taches de communication à partir du mois de juillet (réseaux sociaux, site Internet, Annuaire…)

• assister à toutes autres tâches connexes.


CARACTÉRISTIQUES DE LA VILLE OU DE LA RÉGION


Vancouver est une ville dynamique et magnifique où résident plus de 20 000 francophones répartis dans la région métropolitaine. C'est, de plus, un centre de villégiature où il fait bon vivre.

La FFCB est située au plein cœur de cette ville entourée par la mer, les plages et les montagnes.


Pour postuler à ce poste, veuillez envoyer votre CV et une courte lettre de présentation d'ici le 10 avril 2017 à l'adresse courriel suivante: administration@ffcb.ca


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